יחידה 2- עבודת צוות ותכנון לו"ז
הלו"ז הוא מסגרת הזמן שבתוכה נבנה את מערך הפעילות הסניפי. צוות ההדרכה הוא זה שבסופו של דבר יוציא לפועל את התכניות שנרקמו על הנייר. תיאום מירבי עם הזמן ועם הצוות הוא אולי המפתח החשוב ביותר להצלחתו של מערך פעילות סניפי.בחרנו להקדיש את דקות החשיבה הראשונות בחוברת זו לתכנון לוח הזמנים ועבודת הצוות.
למה לשתף ?
מי מאיתנו לא חושב לפעמים כמה קל היה לעבוד לבד, בלי צורך לעדכן עוד X מדריכים, לשמוע את חוות דעתם ולגלות בסוף, שדווקא זה שהיו לו כל כך הרבה הערות לא טרח אפילו להגיע לפעילות…
כן ! גם לנו יש רגעים כאלה ובכל זאת החלטנו לנסות בשורות הבאות, לשכנע אותך, שאחרי הכל זו כנראה הדרך הטובה ביותר לעבוד.
שיתוף ידוע כאחד האמצעים היעילים ביותר להשגת תמיכה במהלכים שונים ולהגברת תחושות חיוביות של סיפוק ושביעות רצון, במערכות וארגונים. ממחקרים עלה כי תפוקתם של עובדים שקבלו הנחיות לביצוע בלא ששותפו בתהליך קבלת ההחלטות הייתה נמוכה מאוד יחסית לעובדים ששותפו באופן מלא בתהליך קבלת ההחלטות.
ולענייננו - שיתוף מאפשר לצוות להבין טוב יותר את מערך הפעילות הסניפי, את המניעים שלו ואת התוצאות הרצויות ממנו. שיתוף מגביר את התקשורת בין חברי הצוות ובינך. שיתוף מאפשר השפעה על עמדות ודעות קדומות ("זה לא ילך"…). שיתוף מסייע להעלאתם של רעיונות חדשים. בזכות השיתוף ירגישו כל המעורבים אחריות רבה יותר בביצוע. שיתוף עשוי לחסוך מאמצי שווא בנסיון לעשות בסניף דברים שטרם הגיע זמנם. שיתוף נותן לכל חברי הצוות הזדמנות להסתכל על הסניף ועל העבודה החינוכית בפרספקטיבה רחבה יותר.
כמה לשתף ?
שיתוף יכול לבוא לידי ביטוי בשלבים שונים של תהליך : בחשיבה, בקבלת ההחלטות ובביצוע - על ידי האצלה של סמכויות ותחומי אחריות.
בבניית מערך הפעילות הסניפי עומדות לפנינו מספר אפשרויות לשיתוף של הצוות :
א. שיתוף מלא : החל מעצם קבלת ההחלטה האם להרים מערך פעילות סניפי.
ב. שיתוף חלקי : החלטה עקרונית שלך על מערך הפעילות הסניפי והחלטות משותפות החל מבחירת הנושא ואילך.
ג. שיתוף "טכני" : שיתוף הצוות בהחלטות הביצועיות בלבד .
אין מידת שיתוף נכונה יותר או טובה יותר. מה שטוב ונכון בצוות אחד יהיה גרוע בצוות אחר.ההחלטה על מידת השיתוף תושפע מאופי הקשר שלך עם הצוות, מאופיו של הצוות, מאופייך שלך ומנסיונך המצטבר בסניף.
טיפ
אל תתלהבו בקלות מן ה"אידיליה" שמציעה למשל האפשרות הראשונה. מחקרים הראו שלא בכל תנאי יגביר השיתוף את התמיכה, את הסיפוק ואת שביעות הרצון.
לעיתים עצם השיתוף בהחלטה העקרונית האם ליזום או לבצע מערך פעילות סניפי, יוצר תחושה של העדר סמכותיות ואנרכיה בקרב המדריכים ודווקא השיתוף במרכיבים של המערך ובפרטי הביצוע הוא זה שיגביר את התחושות החיוביות.
כדי שהשיתוף ישיג תוצאות חיוביות צריך לשים לב שלא כופים אותו על אף אחד, שהוא לא מהווה איום ולא מערער את הבטחון שלנו ושיש לנו נכונות אמיתית לקבל רעיונות ומסרים שיעלו מתוך הצוות.
איך עושים את זה?
כפי שכבר שמת לב, מעבר לבחירת הנושא והצבת המטרות, שלושת המשימות העיקריות בבניית מערך הפעילות הסניפי הן :
1. הכנת חומר ההדרכה לפעולות בנושא המערך
2. תכנון וביצוע מסע פרסום מלווה למערך
3. הפקת ה"אירועים" הגדולים של המערך
את חלוקת העבודה בין חברי הצוות כדאי לעשות לפי שני עקרונות מנחים : הראשון הוא שכולם עושים והשני שכל אחד עושה בהתאם לכישוריו וכשרונותיו. כלומר, יווצרו 3 צוותים שהמכנה המשותף שלהם יהיה "מקצועי" וכל אחד מהם יתמקד במשימה אחת.
מבחינה מספרית היחס בין מספר חברי הצוות במשימות השונות צריך להיות כזה : ½ בכתיבת חומר ההדרכה, ¼ בפרסום וה ¼ הנותר בהפקת האירועים.
כדאי לתת לחבר'ה לבחור את צוות העבודה בו היו רוצים לעבוד ובמידת הצורך להתערב ולהפנות את מי שאפשר לצוותים חסרים ו / או לא מאוזנים מבחינת ההרכב שלהם. שים לב לעובדה שעודף כשרון והעדר כשרון יכבידו במידה דומה על עבודת הצוותים ולכן במידת הצורך כדאי לנווט מראש את מי שצריך לצוות המתאים ולא לבזבז זמן בהמשך. מידת רצינות סבירה בכל אחד מן הצוותים היא תנאי חשוב נוסף להצלחת הענין.
לאחר שיתגבשו הצוותים נצטרך להגדיר להם משימות ברורות וממוקדות מחד ולתת להם די מרחב פעולה מאידך.
הכלי המרכזי העומד לרשותנו הוא כמובן ישיבות המדריכים. ישיבות אלה יחולקו לישיבות "מקצועיות" עם כל אחד מן הצוותים בתחום עליו הוא אחראי ולישיבות כלל צוותיות שישמשו לתיאום בין הצוותים השונים, להפריה הדדית ולהעשרה של כל הצוות בנושא המערך.
מה אנחנו מרוויחים בזה ?
יצרנו, באופן זמני, לטובת מערך הפעילות הסניפי, צוותים מקצועיים במקום הצוותים השבטיים איתם אנו רגילים לעבוד. צוותים מקצועיים משנים מעט את סגנון העבודה הרגיל בו כל צוות שבטי צריך בו זמנית להכין פעולה או מערך , צ'ופרים, פרסום ואירועים מיוחדים "שוברי שגרה" מדי פעם. כל צוות מקצועי אמור לעשות בתחומו את עבודתם של כל הצוותים השבטיים. באופן כזה יכול כל אחד מן המדריכים לעשות רק את מה שהוא אוהב (כמעט) ואת מה שהוא מוכשר בו. הסניף מרוויח שינוי בשגרת העבודה של הצוות, יותר סיפוק והרבה יותר מקצועיות בכל תחום.
הסיכון הגדול הוא, שאם תהיינה פשלות, הן עשויות לגרום נזק לכלל הסניף ולא רק לשבט מסויים.
אז מה נשאר לך לעשות ?
בעצם, את כל מה שאף אחד אחר לא יעשה ובפרט :
הנחיה ותיאום -
להנחות ולהכשיר את הצוות כולו ואת הצוותים המקצועיים איך לבצע את המשימות, לוודא שהעניינים מתקדמים, לסייע בתיאומים ולסגור את כל הקצוות, לוודא שלא עושים שטויות ושבסך הכל הרעיונות תואמים את מטרות המערך ואת אפשרויות הביצוע בפועל.
אפשר להפגיש כל צוות עם משהו מקצועי בתחום, שילמד אותם את היסודות, יבנה איתם את השלד הראשוני ויתן משוב לרעיונות שיעלו. אל תתנו להם להרגיש שהם לגמרי לבד.
העשרה –
כולכם צריכים להרגיש שהעבודה מוסיפה לכם ולא רק "סוחטת" אתכם (ומכם!). דאגו להעשיר את הצוות כולו באמצעות סדנא טובה, הרצאה מרתקת, לוח צוות מתחלף, קטעים לעיון ולהעשרה וכדו'.
תמיכה -
להזכירנו, הצוותים המקצועיים שלנו הם אחרי הכל המדריכים, ולמרות שהם עובדים בראש גדול, חשובות המילים הטובות, חשוב הכבוד הראוי והעידוד, הצ'ופרים, ההתעניינות והדאגה גם למה שקורה איתם מחוץ לסניף (כן , יש דבר כזה ... )
איך נתכנן את העבודה ?
תכנון הלו"ז צריך להתבצע בשלושה שלבים. בשלב הראשון ישובצו כל מרכיבי הלו"ז של המערך בלוח תכנון "אילם" (ללא תאריכים ספציפיים). שלב תכנוני זה נועד לארגן עבורנו את הזמן היחסי שנצטרך לכל מרכיב בבניית המערך ולהציג באופן כללי את סדר העבודה. כאמור, לשלבי החשיבה התכנון וההכנה צריך להקדיש זמן רב כדי לעשות אותם טוב באמת.
מרכיבי המערך שצריך לשבץ בלו"ז מופיעים להלן. סדר הופעתם של המרכיבים כאן הוא בגדר הצעה בלבד. רצוי שתחשבו איך הייתם רוצים שיראה מהלך העבודה שלכם ובהתאם לזה תשבצו את הלו"ז. על כל פנים את השלב ראשוני הזה אפשר וכדאי לעשות לבד.
¨ החלטה על ביצוע מערך פעילות סניפי ¨ בחירת נושא ¨ איסוף חומר ¨ לימוד הנושא ובחירת תתי נושאים ¨ בחירת מטרה סניפית ¨ בחירת נושאים שבטיים או תתי נושאים סניפיים ¨ הצבת מטרות שבטיות ¨ חלוקת תפקידים בתוך הצוות ¨ סגירת לו"ז כללי ¨ ישיבות עם צוותים מקצועיים על מטרות ושיקולים, תכנון הלו"ז הספציפי בתחום והכנה של הצעות עבודה ¨ ישיבה כללית להחלטה על תכנית העבודה ¨ ישיבה להצגת ההצעות של הצוותים המקצועיים ¨ זמן הכנה של חומר ההדרכה, של הפרסום ושל האירועים והתחלה של פרסום מקדים למערך ¨ תחילת מערך ¨ פעולות שבטיות ¨ פעולות סניפיות ואירועים גדולים ¨ סיום מערך ¨ ישיבת סיכום ¨ אחר:
"זמן אמית" 1 :
בשלב זה נצטייד בלוח תכנון שנתי שעדכנתם בו את כל הנתונים החשובים שצריך לקחת בחשבון:
§ שבתות, חגים ומועדים, ימי זכרון וכדומה.
§ פעילויות מחוזיות (סדנא למדריכים…) פעילויות תנועתיות (יום ביריה…) ואירועים קהילתיים (הכנסת ספר תורה אצל רבינוביץ שחייבים להיות בה…).
§ מועדי בחינות של הצוות.
§ שבתות ישיבה / אולפנא ושבתות חופשיות.
§ אישי : אירועים משפחתיים, פסיכומטרי… ומי כמותכם יודע מה עוד.
ננסה ל"הלביש" את מערך הפעילות הסניפי כפי שתכננו אותו בשלב הקודם על לוח השנה הממשי ולהתחשב בכל הגורמים שצריך לקחת בחשבון. סביר להניח שבשלב זה יתגבשו לכם כמה אופציות עיקריות שאותן כדאי להביא להתייעצות ולהכרעה של הצוות ושל הצוותים המקצועיים.
טיפ:
צריך להכין רשימה של החלטות עליהן יש לדון עם הצוות כמו : משך המערך עצמו, מספר האירועים הגדולים ומועדם, מועד רצוי להתחלת הפרסום המקדים, כמה זמן צריך כל צוות להכנה ועוד.
בתום הדיונים והתיאומים, הכלליים וה"מקצועיים", יגובש לו"ז שישמש בסיס להמשך תכנון ועבודה על מערך הפעילות הסניפי.
על אף שתכניות הן בסיס לשינויים, עם לו"ז כזה אנחנו מאמינים שתוכלו לחסוך שינויים רבים ופשוט לבצע את מה שתכננתם. כל דקה של מחשבה המושקעת בתכנון הנכון תשתלם תוך שבועות מספר בביצוע המערך.
לעבוד עם טבלת שליטה ומעקב ביצוע. טבלה זו צריכה להכיל 5 עמודות : תאריך, שעה, מה צריך לעשות, מי עושה, האם בוצע.
ביום שתתחילו לחשוב על שבוע מתחילת המערך תהיה טבלה שתעודכן בהתאם ללו"ז המתוכנן בתוספת המשימות שיתחדשו במהלך העבודה. ככל שתהיו "עמוק" יותר בתוך המערך כך תהיינה הטבלאות מפורטות יותר ולכן גם חשובות יותר. לאירועים גדולים, כדאי להכין טבלה נפרדת ולחלק לכל מי שאמור לעשות משהו באירוע או להיות מעודכן מה אחרים עושים.
למי מיועד המערך ?
החלטה חשובה נוספת שיש לקבל היא למי מיועד מערך הפעילות הסניפי. חבריא א' , חבריא ב', גם וגם, כולל שבטי ההכנה והשבטים המיוחדים או לא כולל וכדומה.
החלטה זו תנחה את ההחלטות הבאות שנצטרך לקבל במהלך בניית המערך.
איך להפוך ישיבת צוות למשהו רציני ?
1. לתכנן את המינימום ההכרחי של הישיבות כלליות וישיבות עם הצוותים המקצועיים.
2. לחזור ולוודא שאכן כל ישיבה שנקבעה היא חיונית.
3. לקבוע בתכנון הלו"ז יחד עם המדריכים מועדים לכל הישיבות.
4. זמן סביר לפני כל ישיבה, להעביר למדריכים שאמורים להיות נוכחים בה דף עם:
§ תזכורת לתאריך הישיבה
§ שעת התחלה (להשתדל לעמוד בה בדיוק) !
§ שעת סיום משוערת (גם בזה להשתדל לעמוד…)
§ הבהרה למי מיועדת הישיבה
§ מה מטרת הישיבה
§ מה על סדר היום
§ מה צריך להכין או להביא לישיבה
5. לארגן את מקום הישיבה וכל האביזרים הדרושים לפני הגעת המדריכים.
6. ל"תקתק" את מהלך הישיבה, להנחות באסרטיביות, לתת מקום לרעיונות חדשים ולמנוע השתלטות על מגמות שליליות על האווירה.
7. להשתמש במהלך הישיבות במטול שקפים ו /או גליונות נייר כדי להציג רעיונות ולאסוף רעיונות. שקפים שתרצו להציג בישיבה - יש להכין מראש ויפה (מדפסת צבעונית... ).
8. לתאם את עצמכם כל הזמן עם הלו"ז. לא לעשות שינויים בתכניות בלי לראות בעיניים מה מזיזים ולאן מזיזים, על מה זה משפיע, בתכנון של הצוותים האחרים וכו'.
9. לרשום סיכומים לישיבות ובמידת הצורך לערוך אותם ולהעביר למי שצריך (עם ההדגשות במקומות שצריך…).
10. אפשר לרכוש תיקיות קרטון צבעוניות ויפות ולהכין לכל הצוות תיקיות עבודה שילוו אתכם בבניית מערך הפעילות הסניפי. אפשר כמובן להכין את התיקיה עם קטע יפה שקשור לנושא, טיוטת לו"ז וכל מה שיכול להוסיף לאווירה הרצינית והמושקעת.
וגם נחמד ....
צפויות לכם לא מעט ישיבות מדריכים. תוכלו להפוך אותן לישיבות על כוס קפה סביב שולחן ערוך יפה.
ניתן לרכוש ספלים חד פעמיים + צלוחיות + כפיות בכמות מספקת ובמחיר סביר. להביא קומקום או מיחם ומצרכים לשתיה חמה וקרה ולדאוג לעוגה / עוגיות/ בורקס ….
אפשר גם לבחור שם נחמד ל"בית הקפה" שלכם (משהו מהווי הסניף או המערך) ולעצב אותו בצורה יפה על דף נייר. את הדף צלמו על נייר לבן או צבעוני והשתמשו בו כמפית תחת הצלוחיות והספלים. חשוב רק לזכור שהרעיון הוא ליצור אווירה טובה לעבודה רצינית ולא להפוך את הסניף לבית קפה. אם האמצעי הופך למטרה – וותרו עליו !