בס''ד

דומני שהמקור למנהג זה הוא אצל יוסף.
כאשר יוסף נמכר לפוטיפר אומרת התורה "וירא אדוניו כי ה' איתו וכל אשר הוא עושה ה' מצליח בידו". רש"י מפרש ששם שמים היה שגור על פיו. כלומר: כל מעשה שעשה יוסף נוא הזכיר את ה' שגורם לו להצליח וכך פוטיפר למד גם הוא להכיר בכך שהצלחת האדם תלויה בעזרת ה'.
אנחנו רוצים להחדיר עובדה זו לתודעתנו לכן אומרים נעשה כך וכך בעזרת ה' ואנו מייחלים שיקרה כך וכך אם ירצה ה'. וכך גם כאשר כותבים מזכירים לעצמנו את שם ה' שיהיה שגור על פינו.
אין כללים היכן לרשום זאת. רשמי על פי הרגשתך. ותזכי בעזרת ה' שמעשייך יהיו לשם שמים ויהיה שם ה' מתאהב על ידך.