הטעויות הנפוצות שזוגות עושים בתהליך אישורי הגעה

אישורי הגעה לאירוע הם שורה די קריטית ברשימה המשימות לחתונה. למה קריטית? כיוון שכמות האורחים המגיעה לאירוע שלכם  משפיעה על מספר המנות באולם, וגם תאפשר לכם לדעת באופן כללי האם תצליחו לכסות את האולם ובכלל את כל ההוצאות של החתונה.

רק נסביר שאישורי הגעה הם למעשה יצירת קשר עם כל האורחים על מנת לוודא שהם מגיעים לאירוע. אפשר לעשות את זה לבד ולסנג׳ר חברים ובני משפחה שיתחילו לעשות טלפונים, או שפשוט להעביר את המשימה לחברה חיצונית שתעשה זאת בצורה אלגנטית ומקצועית. למרות החשיבות הרבה של אישורי הגעה, עדיין יש לא מעט זוגות שעושים טעויות בתהליך, אנחנו כאן כדי להציף את הטעויות ולאפשר לכם להימנע מהן. 

טעות 1: עושים אישורי הגעה לבד

ישנם זוגות חכמים שמפנים את משימת אישורי הגעה לחברה חיצונית שתעשה זאת בצורה מקצועית, וישנם זוגות שמבצעים זאת לבד, או שאוספים כמה חברים ובני משפחה שיתחילו לחייג לאורחים ולאשר הגעה. חשוב להבין שאישורי הגעה הם גם ככה מביכים, הרי נניח שאורח לא מעוניין להגיע מכל סיבה, הוא יעדיף לומר לחברה חיצונית שהוא לא מכיר את האמת, מאשר לומר לזוג או לאחד מבני המשפחה. דבר נוסף, גם ככה יש מלא משימות, ויש צורך לחזור לאורחים מתלבטים ולאלה שלא ענו, ולכן עדיף להוציא את המשימה הזאת החוצה. 

טעות 2: מאשרים הגעה ימים ספורים לפני האירוע

אישורי הגעה לוקחים זמן, ולפעמים גם שבוע-שבועיים, במיוחד בקרב אורחים מתלבטים או כאלה שלא עונים, ולכן זוהי טעות להתחיל את התהליך כמה ימים ספורים לפני האירוע. בואו נעשה סדר. רוב אולמות האירועים מבקשים לקבל את מספר האורחים הסופי לפחות שבוע מיום החתונה, ולכן מומלץ להתחיל את תהליך אישורי ההגעה לפחות שבועיים-שבועיים וחצי לפני האירוע. 

טעות 3: מתחייבים לאולם לכמות אורחים גבוהה מידי

עוד טעות נפוצה היא התחייבות לאולם לכמות גבוה מידי של אורחים, מה שיכול לשנות את המחיר בהמשך. לדוגמה, אם סגרתם מחיר של 300 שקלים למנה בעבור 500 אורחים, ובפועל יגיעו 350 אורחים, יש סיכוי שהאולם יעלה את המחיר למנה כי לא יהיה לו רווחי. זו הסיבה שכדאי מראש לבצע רשימה של המוזמנים ולקחת בחשבון שלפחות 20% לא יבואו ממגוון סיבות. 

טעות 4: לא מציינים כמה מגיעים מכל משפחה

כאשר מבצעים אישורי הגעה לאירוע, או מחשבים מראש את כמות האורחים המשוערת, חשוב לקחת בחשבון כמה אורחים מגיעים מכל משפחה, כולל בני זוג וילדים. חשוב להבין שאם לדוגמה 30% מהאורחים יגיעו עם בני זוג או ילד, כמות המוזמנים תהיה גבוהה באופן משמעותי. אגב, כך גם ההפך, אם תיקחו אותם בחשבון והם בסופן של דבר לא יגיעו יהיה חוסר וגם יפגע בתהליך של סידורי ההושבה באולם.

טעות 5: לוקחים בחשבון את המתלבטים 

כן, האורחים המתלבטים הם בעיה, כיוון שמצד אחד אנחנו לא יודעים אם להכניס אותם לרשימת המוזמנים ומצד שני אולי להוסיף אותם לרשימת הלא מגיעים. חשוב לציין שבדרך כלל מדובר על אחוז קטן מאוד מכלל המוזמנים, ולכן ההמלצה היא לא לקחת אותם בחשבון כדי שלא תפסידו מקומות, ופשוט להתעלם מהם. על פי סטטיסטיקות, אורחים מתלבטים בדרך כלל לא מגיעים, אז קחו את זה בחשבון. 

רוצים לשמוע עוד על שירותי אישורי הגעה לאירועים? צוות חברת רזרבה מזמין אתכם ליהנות משירות מקצועי ומהיר, כך שתוכלו להתחיל את האירוע המרגש שלכם ברגל ימין. 

למידע נוסף לחצו כאן וקבלו הצעה.

הכותבת היא אתי דהאן מחברת wewrite  כתיבת תוכן