ישנה חשיבות גדולה להתנהלות כלכלית נכונה המלווה בדוחות המאפשרים להיות עם היד על הדופק באשר לרווחיות, לתזרים, לניהול ההשקעות וההוצאות וכדומה. בשורות הבאות נסקור מספר סוגי דוחות כלכליים עיקריים שחשוב שיהיו בכל עסק, ונסביר לגבי משמעותם וחשיבותם.
תקציב שנתי
התקציב השנתי הוא אמנם תוכנית עבודה לשנה הקרובה, אך למעשה הוא בנוי בצורה של דו"ח המפרט את ההכנסות וההוצאות הצפויות. זהו דוח שבונים בסוף השנה האזרחית ולפני שהשנה הבאה מתחילה, ולכן ניתן לבסס אותו על נתונים אמיתיים שנאספו לאורך השנה, ולבנות הנחות עבודה ריאליות לקראת השנה הבאה כולל תחזית לגידול, ולפי דו"ח רווח והפסד ולפעמים גם דוחות נוספים. יש לציין כי הדוחות של רואה החשבון לא תמיד משקפים את התמונה המדויקת והמלאה, ובנושא זה נרחיב בהמשך המאמר.
התקציב עצמו בנוי ממספר סעיפים עיקריים. תחילה צריכה להיבנות הערכת מצב הכנסות צפויות לשנה באה לפי מצבת הלקוחות הקיימים, הסבירות פר לקוח שימשיך אתכם לשנה הבאה, וכן הצעות מחיר צפויות ללקוח זה שיהפכו למכירות. כעת מכפילים את הצעות המחיר הצפויות בסבירות להמשיך עם אותו לקוח, דבר הנותן את ההכנסות המשוערות ממנו לשנה הקרובה. כך עוברים על כל לקוח. מטבע הדברים צריך גם להתייחס לנשירות של לקוחות מסוימים, וכן ליזום נשירה של לקוח שאינו יעיל, ולכך מצטרף תכנון של יעד גדילה ריאלי. בעיקרון, עליכם לשאוף לפרט כמה שיותר בסעיפים, בלקוחות, ברמה העונתית והחודשית.
לצד ההכנסות החזויות התקציב כולל גם סעיף של הוצאות צפויות, למשל על משכורות, ציוד משרדי, ביטוחים, הוצאות ייצור, אספקה, שכר דירה, חומרי גלם, ייבוא של רכיבים ומוצרים וכן הלאה. ברורה שישנו קשר הדוק בין סעיפי ההכנסות וההוצאות מפני שגדילו בהכנסה יתבטא בגידול בהוצאה על העסקה של עובדים נוספים, ייבוא של עוד מוצרים ורכיבים, השכרת עוד שטחים וכדומה. אל תשכחו גם את החזרי ההלוואות והמיסים שלא מפורטים בדו"ח רווח והפסד של רואה החשבון, אך כמובן מהווים מרכיב מהותי מההוצאות.
חשיבותו של התקציב השנתי טמונה בבסיס להתנהלות כלכלית נכונה בכל רמה, גם בכללית והאסטרטגית וגם בנקודתית והשוטפת. עם התקציב תוכלו לעשות שינויים מתחייבים בשנה הקרובה, ולהצמיח את העסק כחלק מתכנון פיננסי הכולל הערכות מוקדמות וריאליות, בניגוד להחלטות מהבטן. עם התקציב יש לכם תוכנית כלכלית סדורה וברורה שנועדה לשפר את הביצועים משנה לשנה. יחד עם זאת, כפי שניתן להבין הבנייה של התקציב איננה פשוטה, שכן צריך להתייחס לנתונים רבים, לשקלל הסתברויות, להתייחס לזיקה בין הסעיפים השונים ולגבש הנחות עבודה ריאליות. יש גם נתונים שקשה יותר להעריך לגביהם, ולכך מצטרפים שינויים בענף ובמשק, שינויים ברמה החודשית והעונתית, ועוד. יתר על כן, צריך גם לדעת איך גוזרים מהתקציב מסקנות, איך משווים את הצפי לתוצאות בפועל, איך מתכננים אסטרטגיה ואיך מקבלים החלטות. עקב כל הסיבות האלו ונוספות, כדאי להסתייע לבניית התקציב ביועץ עסקי מיומן ובעל השכלה כלכלית מקיפה.
דו"ח תזרים מזומנים
תזרים המזומנים נותן לכם הלכה למעשה את מצב ההכנסות לעומת ההוצאות, עם יתרון חשוב של ראיית המצב בחשבון הבנק ברמה היומית מספר חודשים קדימה. לפיכך, עם דו"ח תזרים מזומנים אתם יודעים היכן אתם נמצאים מבחינת נזילות, מה שמקנה אפשרות להתנהלות שקטה, לתכנון נכון וריאלי ולקבלת החלטות מושכלות. כאמור, לדו"ח רווח והפסד של רואה החשבון יש כמה חסרונות, ואחד מה הוא שחלק חלק מהכספים שמופיעים בו אינם נזילים – דבר המוביל לא פעם בעלי עסקים לביצוע טעויות חמורות.
אכן, הסתמכות יתרה ובלעדית על הדוחות התקופתיים ללא ניהול קבוע של דו"ח תזרים מזומנים, בהחלט עלול להוביל לחריגות ממסגרת האשראי ולנטילה של הלוואות לא טובות ולא נכונות, לצבירת נקודות שחורת בבנק, לריביות חריגות ונגררות, ולחובות שרק הולכים ותופחים. לעומת זאת, ניהול עקבי של התזרים נותן בסיס לשליטה בעסק ולהתנהלות פיננסית נכונה ומציאותית לפי נתונים המשקפים בזמן אמת ובצורה ברורה את הכספים העומדים לרשותכם.
דו"ח התזרים יאפשר לראות בכל עת את המצב בחשבון העסק לחודשים הבאים, ומכאן גם לעדכן את הבנק אודות חריגות צפויות מהמסגרת. בנוסף, איתור מוקדם של חריגות ייתן לכם יותר מוטיבציה להגדיל מכירות, להתייעל בהוצאות, לחזק את הגבייה מלקוחות שאינם משלמים, ולבצע עוד פעולות שיתרמו לצמיחה ולהגדלה של הרווחיות. בנוסף, הדו"ח עוזר להימנע מטעות נפוצה וחמורה של הערכת יתר בהכנסות מול הערכת חסר בהוצאות, כי איתו מקבלים תמונה ריאלית ועדכנית המאפשרת ביצוע שינויים והסתגלות למציאות הקיימת.
את הדו"ח עצמו מכינים בטבלת אקסל או בתוכנה ייעודית, ולמרות שניתן לבנות אותו עצמאית כדאי לפחות בהתחלה לקבל מיועץ עסקי הדרכה כי קיימות מורכבויות. הדו"ח לוקח בחשבון תקופה שבין 3 ל- 12 חודשים. הסעיף הראשון מתייחס להכנסות והוצאות וודאיות כמו הוראות קבע, משכורות, צ'קים שנרשמו, החזרי הלוואות וכדומה. הסעיף הבא והמרכזי של הדו"ח מתייחס להוצאות והכנסות משוערות, ולשם כך צריך לקחת בחשבון נתוני תחזית מכירות עם השקפה ריאלית ואף מעט פסימית. לבסוף, הסעיף החשוב ביותר הוא מצב חשבון הבנק עם היתרה הנוכחית ביום תחילת הדו"ח ולאחר מכן עדכון היתר לפי כלל ההכנסות וההוצאות הוודאיות והמשוערות.
דו"ח רווח והפסד
דו"ח רווח והפסד של רואה החשבון אמנם אינו נטול חסרונות, אך הוא עדיין כלי משמעותי להבנה שליטה בפן הכלכלי של העסק. מדובר בדו"ח שנועד לעזור לכם להבין את מקורות הרווח של העסק, את הפעילויות שיותר ופחות רווחיות, פרויקטים שאתם מפסידים עליהם, הוצאות שעדיף להקטין אותן וכן הלאה. שלושה מונחים עיקריים שחשוב להכיר כשקוראים את הדו"ח הם רווח גולמי, תפעולי ונקי. הרווח הגולמי הוא ההפרש שבין ההכנסות בעסק ובין העלויות של המוצרים, לרבות עלויות ייצור, עלויות רכישה או אספקה בהתאם לפעילות. למעשה, הרווח הגולמי מהווה מדד לרמת הרווחיות הבסיסית לפני עלויות נוספות. מדובר בנתון חשוב ביותר שלא פעם יכול להראות על בעיה בסיסית, וכאשר קיים רווח גולמי נמוך מדי עשויות להידרש פעולות של התייעלות ושינויים בתמחור.
הרווח התפעולי הוא מה שנשאר אחרי שמפחיתים מהרווח הגולמי את ההוצאות הקשורות להתנהלות השוטפת של העסק, ואילו הרווח הנקי מתקבל על ידי הפחתת חבות המס מהרווח התפעולי. אין ספק כי מדובר בנתונים חשובים להבנת המצב הכלכלי, אך יש להבין כי הדו"ח של רואה החשבון אינו שלם. לדוגמא, דוחות רווח והפסד אינם מתייחסים אל לקוחות שקנו מוצרים או קיבלו שירותים, שהוצאתם להם חשבוניות והם טרם שילמו. כמו כן, הדו"ח ללא מתייחס להחזרי הלוואות (קרן), ואינו מציג תמונת מצב עדכנית בזמן אמת אלא "מקפיא" מצב מספר חודשים אחורה.
לפיכך, ייתכן שהמצב הכלכלי של העסק כיום שונה מאוד מזה המתואר לכאורה בדו"ח של רואה החשבון, וממש לא כדאי להסתמך עליו באופן בלעדי. במקום זה, כדאי לפנות אל יועץ עסקי מיומן שיכין עבורכם דוחות רווח והפסד הלוקחים בחשבון את כלל הנתונים הנחוצים באמת לקבלת החלטות, ללא החסרות, ומציגים בזמן אמת תמונה ברורה ומובנת – שגם תוסבר בפירוט על ידי היועץ העסקי.