עולם האינטרנט, פתח בפנינו לא מעט אופציות לשינויים וחידושים שבעבר לא היינו יכולים ליהנות מהם ואפילו לא לדמיין אותם. בין היתר, מדובר על שינויים וחידושים שהופכים את תהליך העבודה והתקשרות עם הלקוחות והספקים, להרבה יותר איכותית, יעילה ומהירה.
אחת הדוגמאות הטובות לכך, הוא התחום של חשבוניות דיגיטליות. בעבר, כאשר לקוח היה מבצע עסקה מסוימת אז היינו צריכים להוציא חשבונית בדפוס ולהגיש לו אותה ביד או לשלוח אותה בדואר ביחד עם ההזמנה או השירות. כיום בזכות אתרים ותוכנות ליצירת חשבוניות דיגיטליות, אנחנו יכולים לעשות הכל דרך המחשב, בקלות ובמהירות, בכל שעה, מכל מקום.
מה זו חשבונית דיגיטלית?
הרעיון של חשבונית דיגיטלית הוא מאוד פשוט. אנחנו מתחברים למערכת של חברה שעוסקת בתחום, למשל חברת invoice4u אשר מתמחה בכך, מספקת שירותים איכותיים ומרשימים להפקת חשבוניות און ליין באינטרנט ונהנית בזכות כך מקהל לקוחות רחב, וכך אנחנו יכולים להפיק חשבוניות לקהל הלקוחות שלנו ולשלוח אותן במייל.
למשל, אם לקוח מבצע מאיתנו הזמנה דרך אתר האינטרנט שלנו, בטלפון או בכל צורה אחרת, במקום שאנחנו נצטרך להוציא לו חשבונית על נייר, כל מה שעלינו לעשות זה למלא את הפרטים של העסקה בתוכנה או באתר אליו אנחנו מחוברים, ולשלוח לו את החשבונית דרך המייל. כך זה מגיע אליו בוודאות בצורה פשוטה וזמינה.
מספר נקודות שחשוב לדעת לגבי שירות חשבונית דיגיטלית:
- שירות זה מספק לא רק חשבוניות, אלא גם אפשרות להוציא חשבון עסקה, הצעות מחיר, זיכויים ועוד.
- מדובר בשירות אישי, בשביל לבצע אותו יש להתחבר באמצעות סיסמה אישית, ובעזרת חיבור לתוכנה אפשר לבצע פעולות רק עבור בעל החשבון ולא עבור גורמים אחרים
- כל המידע נשמר במערכת בצורה מאובטחת ודיסקרטית.זה נכון לגבי המידע שלנו כמי שמחובר למערכת וזה נכון לגבי המידע של הלקוחות שלנו
- יש לנו אפשרות להוציא מגוון רחב של דוחות ונתונים, אשר יכולים לשרת אותנו לצורך הנהלת חשבונות, פרוצדורות מול הרשויות ועוד.
- שירות זה מותאם למגוון של משתמשים, בין אם מדובר בחברות בע"מ, עסק מורשה, עסק פטור וכדומה.
- לרוב, השירות ניתן באמצעות מנוי שיש לחדש אותו מדי שנה.
מדוע משתלם להשתמש בשירות חשבונית דיגיטלית
יש כמה וכמה סיבות בגללן משתלם לנו להשתמש בשירות חשבונית דיגיטלית. אנחנו נציג אותן, אך לפני כן חשוב לומר, זה שירות איכותי מאוד בתנאי כמובן שהוא ניתן על ידי חברה מקצועית, אחראית, מוכרת אשר מספקת שירות זה ומגוון שירותי חשבונאות דיגיטאליים רלוונטיים עבורנו.
יתרון ראשון של שירות חשבונית דיגיטלית, זו היכולת לספק חשבוניות, זיכויים או כל מוצר חשבונאי אחר, בצורה מהירה ופשוטה דרך המייל. הכל מתבצע באופן מיידי, אנחנו לא צריכים להשקיע בכך זמן רב, והלקוח צריך לחכות ימים ארוכים עד שהוא יקבל מאיתנו את המסמכים הנדרשים.
יתרון שני, אנחנו יכולים להשתמש בשירות זה מכל מקום, בכל זמן. כלומר, אנחנו לא חייבים לשבת בבית העסק בשביל לבצע את הפעולות הנדרשות, אלא אנחנו יכולים להתחבר אל המערכת גם מהבית וגם ממחשבים, טאבלטים או מכשירי סלולר אשר מחוברים למערכת. זה מאפשר לנו הרבה יותר נגישות וזמינות.
יתרון שלישי, יש לנו אפשרות לבחון את הנתונים באופן מיידי ופשוט. הכנסות, הוצאות, תיעודים של חשבונאיות ישנות ועוד. הכל נשמר במערכת ויש לנו גישה פשוטה ונכונה. אנחנו יכולים לבצע את כל התהליך באופן מסודר ונכון.
יתרון רביעי, המערכת חוסכת נייר. אחת הסיבות שהרבה מאוד בעלי עסקים ובעלי מקצוע בוחרים לעבוד עם מערכת חשבונית דיגיטלית היא, היכולת לחסוך בעלויות, לחסוך בנייר ולשמור על סביבה הרבה יותר נקייה.
יתרון חמישי, במהלך השנים נוצרו פונקציות ייחודיות למערכות, בזכות שיתופי פעולה עם גורמים שונים, כולל בנקים וגורמים אחרים. זה מאפשר לנו ליהנות משירותים שבאופן רגיל אנחנו לא בהכרח היינו מסוגלים ליהנות מהם.
אחת המערכות שנבדקו על ידינו, מערכת חשבונית דיגיטלית של חברת invoice4u, מספקת לנו את כל השירותים שאנחנו צריכים בשביל לנהל את העסק בכלל ואת כל מה שקשור לחשבוניות, זיכויים, הצעות מחיר, קבלות ועוד, בצורה נוחה, פשוטה, מהירה וזמינה, מתי וכמה שנצטרך.