לפני שמחליפים חברת ניקיון: 6 סימנים שהשירות שאתם מקבלים לא מספיק טוב

לא כל תקלה חד פעמית מצדיקה החלפת חברה. גם בשירות מקצועי יכולות להיות טעויות נקודתיות. השאלה החשובה היא האם מדובר במקרה חריג, או בדפוס שחוזר על עצמו ופוגע בשגרת העבודה ובנראות של המשרד.

לפני שמחליטים להחליף ספק, הנה שישה סימנים שיכולים להעיד שהגיע הזמן לבחון מחדש את שירותי הניקיון.

אוהבים אוכל טוב? הצטרפו עכשיו לקבוצת הוואטסאפ שלנו

1. אותם אזורים נשארים מלוכלכים פעם אחר פעם

אחד הסימנים הברורים ביותר לבעיה הוא כאשר אתם מתחילים לזהות אזורים שפשוט לא מקבלים מספיק תשומת לב.

זה יכול להיות אבק שמצטבר בפינות, כתמים שנשארים על דלתות זכוכית, שולחנות שלא מנוקים היטב או רצפה שנראית נקייה רק במרכז החדר.

איך מזהים שמדובר בבעיה קבועה?

כדאי לשים לב אם:

• אותם כתמים מופיעים במשך כמה ימים

• אזורים פחות בולטים כמעט ולא מנוקים

• יש הצטברות אבק על מדפים, פנלים וציוד

• חדרי ישיבות אינם מסודרים באופן עקבי

• פחים או עמדות עבודה נשכחים לעיתים קרובות

כאשר אותן בעיות חוזרות שוב ושוב, זה בדרך כלל אומר שלא מדובר בטעות נקודתית אלא בתהליך עבודה שאינו מספיק מסודר.

ניקיון טוב לא אמור להתבסס רק על מה שקל לראות

משרד נקי באמת דורש הסתכלות רחבה. לא מספיק לעבור על הרצפה ולרוקן פחים. יש צורך להתייחס גם לאזורים שנוטים להישכח ולבנות שגרת ניקיון שמונעת הצטברות.

חברה כמו דניאל קלין ניקיון משרדים אמורה לבנות את העבודה סביב צרכי המשרד בפועל ולא להסתפק ברשימת משימות כללית שמתאימה לכל עסק.

2. אתם צריכים להזכיר שוב ושוב מה צריך לנקות

לקוחות לא אמורים לנהל את צוות הניקיון בעצמם.

אם בכל כמה ימים צריך לשלוח הודעה ולהזכיר לנקות את המטבחון, לעבור על חדר הישיבות או לטפל באזור הקבלה, כנראה שמשהו בתהליך העבודה אינו מתפקד כמו שצריך.

מה אמור לקרות בשירות מסודר?

בתחילת העבודה רצוי להגדיר תוכנית ברורה הכוללת:

• אילו אזורים מנוקים בכל יום

• אילו משימות מתבצעות פעם או מספר פעמים בשבוע

• אילו אזורים דורשים טיפול מיוחד

• מי אחראי לבקרה

• למי פונים כאשר מתעוררת בעיה

לאחר שהתהליך מוגדר, השירות צריך להתנהל בצורה עצמאית ככל האפשר.

מתי ההערות הופכות לבעיה?

הערה מדי פעם היא לגיטימית. הבעיה מתחילה כאשר הלקוח הופך בפועל למפקח על עבודת הניקיון.

אם צריך כל הזמן לבדוק, להעיר ולתזכר, השירות כבר לא חוסך לעסק זמן והתעסקות, אלא מוסיף משימה נוספת לניהול השוטף.

3. רמת הניקיון משתנה מאוד מיום ליום

יש ימים שבהם המשרד נראה מצוין, ובימים אחרים התחושה שונה לחלוטין?

חוסר עקביות הוא סימן נוסף לכך שהשירות אינו מנוהל בצורה מספקת.

למה זה קורה?

יש כמה סיבות אפשריות:

• תחלופה גבוהה של עובדי ניקיון

• חוסר בתדרוך מסודר

• אין תוכנית עבודה קבועה

• אין בקרה על העובדים

• צוותים שונים עובדים לפי סטנדרטים שונים

מבחינת העסק, הסיבה פחות חשובה מהתוצאה. המשרד צריך להיראות נקי באופן עקבי ולא להיות תלוי בזהות העובד שהגיע באותו יום.

4. המטבחון והשירותים לא עומדים בקצב השימוש

במשרד פעיל, המטבחון והשירותים הם בדרך כלל האזורים שבהם ניתן לזהות בעיה בשירות הניקיון במהירות הרבה ביותר.

הם נמצאים בשימוש לאורך כל היום, ולכן גם מצריכים תשומת לב בהתאם.

סימנים שכדאי לשים לב אליהם

במטבחון:

• כלים מצטברים לאורך זמן

• השיש נשאר עם כתמים

• הכיור אינו נקי

• הפח מתמלא מהר מדי

• אזור הקפה נראה לא מסודר

בשירותים:

• חסר נייר או סבון

• הרצפה נשארת רטובה או מלוכלכת

• הפחים אינם מרוקנים בזמן

• המראות והכיורים נראים מוזנחים

• קיימים ריחות לא נעימים

התאמת תדירות הניקיון למשרד

משרד של עשרה עובדים אינו דומה למשרד של חמישים עובדים. גם משרד שמקבל עשרות לקוחות ביום דורש רמת תחזוקה אחרת ממשרד סגור ללא קבלת קהל.

עסקים שמחפשים שירות של ניקיון משרדים ברמת גן, למשל, צריכים לבדוק שהשירות מותאם לכמות העובדים, לשעות הפעילות ולתנועת הלקוחות ולא רק לגודל המשרד במ"ר.

5. אין למי לפנות כשמתעוררת בעיה

שירות מקצועי לא נמדד רק ביום שבו הכול עובד כמו שצריך.

הוא נמדד גם ברגע שבו משהו משתבש.

אם עובד הניקיון לא הגיע, חסר ציוד או אזור מסוים לא נוקה כראוי, צריך להיות גורם ברור שאפשר לפנות אליו ולקבל ממנו מענה.

מה כדאי לצפות מחברת ניקיון?

שירות מסודר צריך לכלול לפחות:

• איש קשר קבוע

• מענה במקרה של תקלה

• פתרון במקרה של היעדרות עובד

• אפשרות לעדכן את תוכנית העבודה

• מעקב אחר הערות חוזרות

כאשר כל בעיה הופכת למסכת טלפונים והודעות, זה סימן שהשירות אינו מנוהל בצורה מספיק מקצועית.

6. המשרד כבר לא מרגיש נקי, גם אחרי הניקיון

לפעמים אין בעיה אחת שאפשר להצביע עליה. הרצפה נשטפה, הפחים רוקנו והשולחנות עברו ניקוי, אבל התחושה הכללית עדיין אינה טובה.

זה קורה בדרך כלל כאשר הניקיון מתבצע בצורה שטחית.

מה גורם לתחושה הזאת?

לעיתים מדובר בשילוב של כמה דברים קטנים:

• אבק על משטחים גבוהים

• סימנים על זכוכיות

• לכלוך סביב רגלי שולחנות

• ריח לא נעים

• כתמים ישנים שלא טופלו

• ציוד וחפצים שלא סודרו

• פינות שלא קיבלו טיפול תקופה ארוכה

כל אחד מהם אולי נראה זניח בפני עצמו, אבל יחד הם יוצרים משרד שלא מרגיש מתוחזק.

ניקיון תחזוקתי מול ניקיון יסודי

גם כאשר יש שירות יומיומי, חשוב לשלב מדי פעם משימות יסודיות יותר.

לדוגמה:

• ניקוי עמוק של רצפות

• ניקוי אזורים גבוהים

• מעבר יסודי על זכוכיות

• טיפול בפנלים ובפינות

• ניקוי מאחורי ומתחת לרהיטים

• טיפול בכתמים שהצטברו לאורך זמן

ללא משימות כאלה, גם ניקיון יומיומי יכול להתחיל להיראות פחות אפקטיבי לאחר תקופה.

לפני שמחליפים חברה, כדאי לבצע בדיקה מסודרת

לא חייבים להחליף חברת ניקיון מיד כאשר מזהים בעיה.

בשלב הראשון כדאי לרכז את ההערות ולבדוק האם ניתן לפתור אותן באמצעות שינוי בתוכנית העבודה.

אפשר לפעול לפי הסדר הבא

1. לרשום במשך מספר ימים אילו בעיות חוזרות.

2. להבדיל בין תקלות חד פעמיות לבעיות קבועות.

3. להעביר לחברת הניקיון רשימה ברורה ומסודרת.

4. לבקש התאמה של תוכנית העבודה.

5. לבדוק האם חל שיפור בתקופה שלאחר מכן.

6. אם הבעיות ממשיכות, לבחון חלופות.

כך ניתן לקבל החלטה המבוססת על איכות השירות ולא רק על תחושת בטן.

מה כדאי לבדוק לפני שבוחרים חברת ניקיון אחרת?

אם התקבלה החלטה לעבור לספק חדש, כדאי לא להסתפק רק בהשוואת מחיר.

שירות זול יותר לא תמיד יהיה משתלם אם בתוך זמן קצר תמצאו את עצמכם מתמודדים עם אותן בעיות.

נקודות שכדאי לבדוק מראש

• האם בונים תוכנית ניקיון מותאמת למשרד

• האם יש גורם אחראי על השירות

• כיצד מטפלים בהיעדרות של עובדים

• מה כוללת הבקרה על העבודה

• אילו חומרי ניקוי וציוד נמצאים בשימוש

• האם אפשר להתאים שעות עבודה לפעילות העסק

• האם ניתן להרחיב או לשנות את השירות בעת הצורך

ככל שהציפיות ברורות יותר בתחילת הדרך, כך קטן הסיכוי לאי הבנות בהמשך.

שירות ניקיון טוב אמור להוריד מכם התעסקות

המטרה של חברת ניקיון אינה רק לבצע משימות. היא אמורה לאפשר לעסק להתנהל בסביבה מסודרת ונקייה בלי שהמנהלים והעובדים יצטרכו לעסוק בנושא בכל יום.

כאשר השירות מתנהל נכון, לא צריך לבדוק בכל בוקר אם הפחים רוקנו, אם השירותים נקיים או אם חדר הישיבות מוכן לפגישה.

בדניאל קלין שמים דגש על התאמת השירות לאופי המשרד, על עבודה עקבית ועל שמירה על רמת ניקיון שמתאימה לסביבת עבודה מקצועית. המטרה היא לייצר שגרת תחזוקה ברורה שמאפשרת לעסק להתמקד בעבודה שלו, ולא בניהול צוות הניקיון.

לא כל תקלה מחייבת החלפה, אבל דפוס קבוע כן צריך להדליק נורה

חברת ניקיון טובה יכולה לטעות מדי פעם. מה שחשוב הוא כיצד היא מגיבה, האם הבעיה מטופלת והאם היא חוזרת.

אם אתם מוצאים את עצמכם מעירים שוב ושוב על אותם דברים, מנהלים את העובדים בעצמכם או מתחילים להרגיש שהמשרד פשוט לא נראה כמו שצריך, כדאי לבדוק האם השירות הנוכחי עדיין נותן לעסק את המענה שהוא צריך.

בסופו של דבר, ניקיון משרדים טוב הוא לא משהו שאמור לדרוש תשומת לב מתמדת. כשהשירות עובד נכון, פשוט רואים ומרגישים את התוצאה.