אם אתם מתכננים אירוע קטן או גדול, מכל סוג שהוא, זיקקנו לכם 5 טיפים יעילים וטובים לתכנון האירוע בצורה הטובה ביותר.
טיפים אלו יעזרו לכם לחגוג אירוע בצורה טובה לפחות מהבחינה הטכנית של ארגון האירוע.
- אפיון קהל היעד – מי הם האורחים שלכם?
על מנת להתאים את האירוע בצורה טובה לאורחים שלכם חשוב שתדעו קודם כל למי אתם מארגנים את האירוע, אפיון של האורחים שאמורים להגיע לאירוע שלכם יעזור לכם לתת להם אירוע מהנה יותר.
שאלו את עצמכם, האם מדובר באנשים מבוגרים? האם מדובר על אנשים מהעבודה? האם זה קהל משולב של מבוגרים וילדים? האם מדובר על אירוע משפחתי? באמצעות שאלות אלו תוכלו להתאים את קונספט האירוע בדיוק לציפיות של האורחים שלכם.
כך לדוגמה אם מדובר בקהל של ילדים בעיקר כדוגמת בת מצווה, חשוב לדאוג לאטרקציות לילידם כגון עמדות משחק מולטימדיה ומשחקי שולחן.
תוכלו להשיג את הציוד הרלוונטי באמצעות חברה המציעה שירות של השכרת ציוד לאירועים, זו היא דרך קלה ונוחה להשגת הציוד הדרוש לקהל היעד שלכם.
- תקציב האירוע – כמה כסף אתם מעמדים לצורך ארגון האירוע?
לתקציב שלכם עבור האירוע ישנה משמעות חשובה, בתכנון מקדים של התקציב העומד לרשותכם לצורך הפקת האירוע תוכלו ליצור סדר עדיפויות לדברים החשובים ביותר לקיום האירוע ולא "להתפזר" יותר מידי.
הכנת תקציב מסודר לצורך הפקת האירוע תעזור לכם להישאר בשליטה על ההוצאות ולא להיקלע לחור בכיס בעקבות ארגון האירוע שלכם.
כשאתם מכינים את התקציב לאירוע חשוב שתרשמו את הדברים שבעדיפות ראשונה לצורך קיום האירוע, כמו לדוגמה האוכל שיהיה באירוע, הציוד הדרוש, המקום שבו נצרה לקיים את האירוע וכו', לאחר מכן הקצו עבור כל דבר סכום מוגדר מראש שאותו אסור לכם לעבור ובכך תוכלו לנצל את התקציב בצורה המיטבית ולא לחרוג ממנו.
כמובן לכל אורך תכנון האירוע נסו לחסוך כמה שיותר ובכך תוכלו להשאיר תקציב פנוי "למותרות" עבור האירוע שלכם ועבור הנאת האורחים.
- המקום שבו תערכו את האירוע
כל אירוע דורש מרחב מסוים לצורך קיומו, כשאתם ניגשים לבחור מקום לקיום האירוע חשוב לקחת בחשבון את כמות האנשים שמשתתפים באירוע על מנת שלא סתם לקחת מקום גדול מידי, שאז הוא גם ייראה ריק וגם כנראה יבזבז לכם יותר תקציב. בנוסף חשוב לבחור במקום שיהיה מקורי או מעניין אם אתם רוצים שהאירוע שלכם לא יהיה סתם עוד אירוע. נוכל לספר לכם שלאחרונה רבים ממארגני האירועים מקיימים אירועים בטבע או בשטחים פתוחים והופכים את המקום לנעים וחוויתי לצורך קיום האירוע.
אם אתם עורכים את האירוע בטבע (שזה כולל פארקים, יערות, חופי ים וכו') אתם צריכים לזכור שיש צורך לדאוג לכל הדברים הבסיסיים שצריך כמו גנרטור לחשמל במידה ואין גישה לחשמל או אולי פתרונות קירור או חימום כגון מצננים לאירועים, פתרונות הושבה ועוד.
לעיתים מצב כזה יכול לחסוך לכם אפילו יותר מבחינה תקציבית שכן מקום כמו אולם לעיתים יכול לעלות יותר אך שימו לב שארגון אירוע בשטח פתוח שבו אין כלל תשתית לצורך קיום האירוע תדרוש מכם התאמצות רבה יותר ולכן זה מומלץ רק לאנשים שאוהבים לארגן וליצור ושיש להם באמת את הכוחות לזה.
- האוכל שתבחרו לצורך האירוע
קשה מאד היום למצוא אירועים שאין בהם כיבוד כלל, האוכל הפך להיות חלק בלתי נפרד מאירועים רבים ודורש ממארגני האירועים חשיבה על סוג האוכל שאותו הם ירצו ועל התאמתו לקהל כמו אוכל כשר או אוכל צמחוני וכו'.
בעת בחירת האוכל חשוב לדעת מהו הקונספט של האירוע, תצטרכו להחליט האם אתם רוצים שיהיה לאורחים שלכם ארוחה מלאה ועשירה עם מנה ראשונה, עיקרית ואחרונה או שאולי תסתפקו בהגשת כיבוד קל בלבד.
ישנם הרבה אופציות להסעדה באירוע החל מבופה בלבד, בר מתוקים או ארוחה שלמה ולכן הדרך הטובה ביותר לדעת איזה אוכל תרצו להביא לאורחיכם היא לדעת מה האורחים שלכם אוהבים. דבר נוסף תלוי בסגנון האירוע, האם סוג האוכל שנביא תואם לסגנון ואופי האירוע?
- לפחות משהו אחד שיפתיע את האורחים שלכם
עולם האירועים רווי ברעיונות טובים ומקוריים, את הטוב שומרים לסוף והטיפ הזה יוכל לעשות לכם את כל האירוע.
אם אתם לא רוצים שהאירוע שלכם יהיה משעמם ורגיל אתם חייבים לדאוג למשהו חיובי שיפתיע את האורחים שלכם ויגרום לכולם לדבר עליו גם אחרי האירוע.
חישבו על משהו שיוכל לגרום לאורחים שלכם להגיד "וואו, זה טוב", בעולם האירועים לא חסרים גימיקים שונים ורעיונות כדי להפוך את האירוע למיוחד יותר באמצעות אטרקציה מרכזית.
דוגמה טובה לכך יכולה להיות בר קינוחים עשיר במיוחד שיכנס במפתיע לרחבת הריקודים, בועות אלכוהול, זיקוקי דינור, תמונות על בלוקי עץ ועוד.
זכרו – אם תיהיו מקוריים ומפתיעים לטובה, האירוע שלכם ייזכר לשנים.