אנו נמצאים בשיאה של אחת התקופות הקשות שידעה האנושות כולה. בתחילת מרץ האחרון החלו לדווח בחדשות על מגבלות וירוס הקורונה כאשר התחום הבולט שספג מכה קשה מהמגפה הוא תחום האירועים בשל המגבלות על כמות האנשים שיכולים להימצא בזמן אמת אחד ליד השני. די מאתגר לקיים חתונה או יום הולדת בריחוק חברתי, שכן המהות של אירוע ולו המצומצם ביותר הוא מן הסתם האורחים והאנשים שאנחנו מזמינים לחגוג עימנו ולהתרגש ביחד איתנו. ככל שהזמן עובר, אנו עדים לכך כי הממשלה ”משחררת“ עוד ועוד הגבלות. אז איך אפשר לארגן אירוע בתקופת הקורונה?
שמים לב להנחיות
מכיון ואחת לכמה ימים יש שינוי בכמות האנשים שיכולים להתקהל וכמות האנשים שניתן להזמין לאירוע, מומלץ מאוד לשים לכך לב. מן הסתם, מדובר באירועים שאמנם תוכננו מראש, אבל אנו נדרשים לבצע כל מיני שינויים, בעיקר בכמות המוזמנים. כמובן שהרעיון הוא להפיק אירועים אינטימיים, בוטיקים, קטנים שיאפשרו גם לאנשים לקבל החלטה חיובית לגבי ההגעה ולא ירתיעו אותם בעקבות כמות המוזמנים.
בוחרים מקום גמיש
באופן כללי, נוכח המצב, רוב אולמות וגני האירועים הקלו את כל הנושא של גביית התשלום בהתאם למצב והם מאפשרים לאנשים להודיע על כמות המוזמנים שאישרו הגעה ממש בסמוך לאירוע, כמה ימים קודם לכן, מה שלא היה נהוג לפני. כידוע, רוב אולמות וגני אירועים לצד חברות קייטרינג גובים את התשלום פר סועד (למנה) ולכן ברגע שהאולם מגלה גמישות בנושא, הרבה יותר קל להתקדם.
בוחרים ספקים גמישים ואחראים
פרט למקום בו נקיים את האירועים וכמובן קייטרינג, עלינו גם לבחור צלם, דיג‘י או להקה, לעתים מאפרת, מלבישה ואנשי מקצוע נוספים מהתחום…
במקרה הכי גרוע, אחד או יותר מהם נדבק בנגיף ונכנס על פי חוק לבידוד ובמקרה הכי פחות גרוע, אותו ספק דואג לחלופה מקצועית. לכן, כאשר אתם בוחרים ספק לאירוע שלכם המתקיים בתקופה זו, לפחות בעתיד הקרוב, דאגו שאתם עובדים מול גורם אנושי, גמיש, מישהו שאתם יכולים לסמוך עליו בעיניים עצומות שלא ישאיר אתכם במערכה לבדכם במקרה חירום. מומלץ גם שהחוזה שנחתם בין שני הצדדים ישלב סעיף כזה.
חתונה בגינהצילום: יחצ
ומה לגבי האוכל?
עוד ועוד חברות קייטרינג מבינות את השינוי החד שחל בתקופה האחרונה בעקבות הקורונה. אם עד לפני כמה חודשים, רוב האנשים היו מארגנים אירועים יחסית גדולים בסדר גודל של בין 150-400 מוזמנים באולמות וגני אירועים שמסוגלים להכיל את כמות האנשים הזו, היום המגמה היא לצמצם כמה האפשר ואנו רואים הפקות קטנות בוטיקיות ומהממות של 20-50 מוזמנים. לכן, חשוב לבחור חברת קייטרינג לאירועים שיודעת לתכנן ולבנות את התפריט באופן התואם אירועים קטנים מהסוג הזה. פרט לעניין הלוגיסטי חשוב לזכור שבאירועי בוטיק מרגישים ושמים לב כל פרט ולכן חשוב לשים דגש על טריות, על איכות ועל רמה קולינרית סופר גבוהה.
לסיכום, זכרו שכולנו נמצאים באותה סירה וגם נותני השירות מולם בחרתם להתנהל. לכולנו יש מטרה משותפת ואחידה בסופו של דבר והרעיון הוא להפיק אירוע מהסרטים לא משנה מה קורה בפועל. לכן גמישות והיערכות לכל תסריט או תרחיש, קבלת החלטות תוך הבנה של המצב ותשומת לב לחוזה עליו אתם חותמים הם המפתח לאירוע מוצלח בתקופה מאתגרת זו.
בנוסף, אנו ממליצים לכם שלא לתת למצב לפגוע בשמחה ובהתרגשות שלכם וזכרו תמיד שהבריאות והשמחה הם הדברים הכי חשובים לקיום אירוע מהאגדות.
המאמר נכתב באדיבות קייטרינג נועה דניס המציעה קייטרינג חלבי לאירועים, קייטרינג לחתונה, קייטרינג לשבת חתן ועוד.